Een overzichtelijke maandafsluiting begint met drie aparte vragen: welke zorg vond plaats, wat heb je gefactureerd en wat heeft de klant daadwerkelijk betaald? Die antwoorden kunnen in verschillende gegevens staan. Als je ze gelijkstelt, mis je gemakkelijk een openstaande factuur of afgezegd bezoek.
De factuurfuncties en exports van The Pet Sitter zijn gratis inbegrepen. Ze ordenen je administratie, maar innen geen betalingen, controleren je bankrekening niet en dienen geen belastingaangifte in.
1. Controleer je boekingen
Bekijk de periode: afgeronde zorg, gewijzigde datums en geannuleerde aanvragen. Bespreek onduidelijke afspraken met de klant voordat je op de bedragen vertrouwt.
Bewaar een uitleg van afgesproken wijzigingen in het gesprek of je eigen administratie. Maak geen tweede boeking alleen om een totaal passend te maken. Voor elders geregeld werk kun je een handmatige factuur bij een klant maken, zonder een platformboeking te verzinnen.
2. Controleer betalingen met je eigen bewijs
Vergelijk bedragen met bankafschriften, gegevens van je betaalprovider of je kasadministratie. Gebruik Markeren als betaald pas nadat je de ontvangst hebt bevestigd. Een geaccepteerde boeking, verstuurde factuur en betaalde factuur zijn verschillende dingen.
De status in The Pet Sitter legt jouw invoer vast en controleert de betaling niet onafhankelijk. Bewaar ook terugbetalingen, providerkosten en andere uitgaven in je eigen administratie. Ze worden niet automatisch met een externe rekening afgestemd.
3. Bekijk bestaande facturen
Open Inkomsten en controleer de factuurlijst. Bij ingeschakelde automatische facturatie kan een afgeronde boeking al een factuur hebben. Kijk eerst, zodat je dezelfde zorg niet dubbel factureert.
Voor ander werk gebruik je de factuuractie bij de klant onder Klanten. Controleer ontvanger, valuta, omschrijving, aantal en eenheidsprijs. Kies de betaald-optie alleen als het geld al binnen is. De bevestiging meldt of er een e-mail is verstuurd. Je kunt ook de afdrukbare factuur openen en via je browser afdrukken of als PDF opslaan.
4. Download de juiste export
Onder Inkomsten kies je bij Boekhoudexport een begin- en einddatum en vervolgens CSV downloaden. Het bestand bevat uitgegeven facturen op uitgiftedatum, met de belastinggegevens die toen zijn vastgelegd. Datumgrenzen gebruiken UTC; dat kan rond middernacht verschil maken.
Dit is iets anders dan de inkomsten-CSV, die gaat over boekingen en vastgelegde betaalbewegingen. Kies het bestand dat de vraag van je boekhouder beantwoordt. Houd valuta apart: de boekhoudexport rekent ze niet om naar één totaal.
Is het bereik te groot, kies dan kortere aaneengesloten perioden. Een te grote export wordt geweigerd in plaats van ongemerkt afgekapt. Laat de datums in de bestandsnaam staan en open het bestand ter controle voordat je het deelt.
5. Geef ook de context mee
Bewaar facturen, betaalbewijs en uitleg van aanpassingen bij de export. Vraag je boekhouder hoe je uitzonderingen en ontbrekende informatie moet aangeven. Een belastingveld beschrijft wat op de factuur stond; het bepaalt niet wat je moet aangeven.
Het doel is administratie die je kunt uitleggen: deze zorg vond plaats, dit bedrag is gefactureerd en deze betaling is gecontroleerd. De gids voor betalingen en facturen beschrijft de dashboardstappen. Je kunt dit iedere maand herhalen zonder abonnement of betaald exportquotum.