Een spreadsheet werkt prima totdat het telefoonnummer in het ene tabblad staat, de voerroutine in het andere en de volgende boeking ergens in een bericht. Je contacten samenbrengen is een goede eerste stap. Je hoeft niet meteen je hele bedrijf anders in te richten.
De klantenfuncties van The Pet Sitter zijn gratis. Importeren maakt privéklantgegevens voor je bedrijf aan. Het maakt geen accounts voor die mensen, verstuurt geen uitnodigingen en neemt geen oude boekingen of reviews over.
Begin met een klein, schoon bestand
Bewaar een kopie van je oorspronkelijke spreadsheet. Maak een apart blad met alleen de klanten en informatie die je voor je huidige werk nodig hebt. Laat onduidelijke contactgegevens bevestigen in plaats van aannames over te nemen.
Gebruik deze kolomnamen ongewijzigd: name, email, phone, suburb, pets, notes. Alleen name is verplicht. Zet diernamen en een korte beschrijving onder pets; dat is een tekstsamenvatting, geen huisdierprofiel dat het baasje beheert. Gebruik notes voor nuttige informatie, niet voor wachtwoorden of onnodige gevoelige gegevens.
Exporteer het blad als CSV. De uploadlimiet is 1 MB; splits grotere bestanden op. Begin met enkele rijen die je gemakkelijk kunt controleren.
Importeer en controleer het resultaat
- Open Klanten in je oppasdashboard en kies de CSV-import.
- Upload het
.csv-bestand of plak de inhoud, inclusief de kopregel. - Start de import en bekijk hoeveel gegevens zijn geïmporteerd en overgeslagen.
- Open enkele klantgegevens en controleer namen, telefoonnummers, diersamenvattingen en e-mailadressen.
Rijen zonder naam worden overgeslagen. Dubbele gegevens worden herkend op e-mailadres waar dat beschikbaar is, en op naam plus telefoonnummer wanneer een adres ontbreekt. Het systeem voegt niet vanzelf alle verschillende schrijfwijzen samen. Een ongeldig e-mailadres kan wegvallen terwijl de rest wel wordt geïmporteerd. Opnieuw importeren werkt bestaande gegevens niet bij: pas een klant rechtstreeks aan wanneer iets verandert.
Nodig een klant gericht uit
Importeren verstuurt geen e-mail. Wil je een klantenaccount koppelen, controleer dan het adres en kies Uitnodigen bij die klant. De klant moet met het uitgenodigde adres inloggen voordat de koppeling ontstaat. Een uitnodiging is geen boeking; verzending bewijst ook niet dat iemand al is aangesloten.
Open bij een gekoppelde klant de details om datums voor te stellen. De klant moet het voorstel nog bevestigen. Je kunt ook je boekingslink delen zodat de klant zelf datums aanvraagt. Voeg vóór een boeking een dienst met een prijs toe.
Blijf overleggen via de kanalen die jullie prettig vinden. De import neemt geen WhatsApp-gesprekken, e-mails of boekingsgeschiedenis van andere platforms over. Ook geeft die geen bijzondere toestemming om een klantrelatie te verplaatsen waarop hun voorwaarden van toepassing zijn.
Stap klant voor klant over
Probeer de werkwijze met je volgende klant voordat je alles reorganiseert. Bewaar het origineel tot je de gegevens hebt gecontroleerd en gebruik CSV exporteren onder Klanten voor een kopie van je actuele lijst. Bewaar downloads op een privéplek.
Ga verder met je eerste week als oppas. Moet je het werk factureren, dan legt de gids voor betalingen en facturen de stappen uit. Een klant toevoegen of een factuur maken int geen betaling.