Ein übersichtlicher Monatsabschluss beginnt mit drei getrennten Fragen: Welche Betreuung fand statt, was hast du berechnet und was hat der Kunde tatsächlich bezahlt? Die Antworten können in unterschiedlichen Unterlagen stehen. Wer sie gleichsetzt, übersieht leicht eine offene Rechnung oder einen abgesagten Besuch.
Die Rechnungsfunktionen und Exporte von The Pet Sitter sind kostenlos enthalten. Sie ordnen deine Unterlagen, ziehen aber keine Zahlungen ein, prüfen kein Bankkonto und reichen keine Steuererklärung ein.
1. Prüfe die Buchungen
Sieh dir die Buchungen des Zeitraums an: Welche Betreuung ist abgeschlossen, welche Termine wurden geändert und welche Anfragen abgesagt? Kläre offene Absprachen mit dem Kunden, bevor du mit den Beträgen arbeitest.
Halte vereinbarte Änderungen im Gespräch oder deinen eigenen Unterlagen fest. Erstelle keine zweite Buchung, nur um einen Gesamtbetrag passend zu machen. Für anderswo vereinbarte Arbeit kannst du eine manuelle Rechnung zu einem Kundeneintrag erstellen, ohne eine Plattformbuchung zu erfinden.
2. Prüfe Zahlungen anhand deiner Belege
Vergleiche die Beträge mit Bankunterlagen, Zahlungsanbieter- oder Bargeldaufzeichnungen. Nutze Als bezahlt markieren erst nach bestätigtem Eingang. Eine angenommene Buchung, eine verschickte Rechnung und eine bezahlte Rechnung sind unterschiedliche Dinge.
Der Status in The Pet Sitter hält deine Eingabe fest und überprüft den Zahlungseingang nicht unabhängig. Bewahre auch Rückzahlungen, Anbietergebühren und andere Ausgaben in deinen eigenen Unterlagen auf. Sie werden nicht automatisch mit einem externen Konto abgeglichen.
3. Prüfe vorhandene Rechnungen
Öffne Einnahmen und kontrolliere die Rechnungsliste. Bei aktivierter automatischer Rechnungserstellung kann eine abgeschlossene Buchung bereits eine Rechnung erzeugt haben. Prüfe das, damit du dieselbe Betreuung nicht doppelt berechnest.
Für andere Arbeit nutzt du die Rechnungsaktion am Eintrag unter Kunden. Kontrolliere Empfänger, Währung, Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Wähle die Bezahlt-Option nur bei bereits erhaltenem Geld. Die Bestätigung zeigt, ob eine E-Mail versandt wurde. Du kannst auch die druckbare Rechnung öffnen und über deinen Browser drucken oder als PDF speichern.
4. Lade den passenden Export herunter
Unter Einnahmen wählst du im Buchhaltungsexport ein Anfangs- und Enddatum und dann CSV herunterladen. Die Datei enthält ausgestellte Rechnungen nach Ausstellungsdatum mit den damals gespeicherten Steuerangaben. Die Datumsgrenzen gelten in UTC; das kann bei Rechnungen nahe Mitternacht wichtig sein.
Der separate Einnahmen-CSV behandelt dagegen Buchungen und erfasste Zahlungsbewegungen. Wähle die Datei passend zur Frage deiner Buchhaltung. Halte Währungen getrennt: Der Buchhaltungsexport rechnet sie nicht zu einer Gesamtsumme um.
Ist der Zeitraum zu groß, wähle kürzere, aufeinanderfolgende Zeiträume. Ein zu umfangreicher Export wird abgelehnt, nicht stillschweigend gekürzt. Lass die Daten im Dateinamen und öffne die Datei zur Kontrolle, bevor du sie weitergibst.
5. Gib den Zusammenhang mit
Bewahre Rechnungen, Zahlungsbelege und Hinweise zu Anpassungen zusammen mit dem Export auf. Frage deine Buchhaltung, wie du Sonderfälle und fehlende Angaben kennzeichnen sollst. Ein Steuerfeld beschreibt, was die Rechnung ausgewiesen hat; es entscheidet nicht, was du erklären musst.
Das Ziel sind nachvollziehbare Unterlagen: Diese Betreuung fand statt, dieser Betrag wurde berechnet und diese Zahlung wurde geprüft. Die einzelnen Schritte findest du im Leitfaden zu Zahlungen und Rechnungen. Du kannst diese Routine jeden Monat ohne Abonnement oder kostenpflichtiges Exportkontingent wiederholen.