Un cierre de mes ordenado empieza con tres preguntas distintas: qué cuidados se prestaron, qué facturaste y qué pagó realmente el cliente. Las respuestas pueden estar en registros diferentes. Confundirlas facilita que se pase por alto una factura pendiente o una visita cancelada.
Las herramientas de facturación y las exportaciones de The Pet Sitter están incluidas gratis. Organizan tus registros; no cobran pagos, no revisan tu cuenta bancaria ni presentan declaraciones fiscales.
1. Revisa las reservas
Repasa el periodo: servicios completados, cambios de fechas y solicitudes canceladas. Aclara cualquier acuerdo pendiente con el cliente antes de usar los importes.
Guarda una explicación de los cambios acordados en la conversación o en tus propios registros. No crees una segunda reserva solo para cuadrar un total. Puedes documentar un trabajo organizado fuera con una factura manual para una ficha de cliente, sin inventar una reserva en la plataforma.
2. Contrasta los pagos con tus justificantes
Compara los importes con los movimientos bancarios, del proveedor de pagos o tus registros de efectivo. Usa Marcar pagada solo después de confirmar la recepción. Una reserva aceptada, una factura enviada y una factura pagada son cosas distintas.
El estado en The Pet Sitter refleja lo que has introducido, no una comprobación independiente del cobro. Conserva también devoluciones, comisiones del proveedor y otros gastos en tus registros. No se concilian automáticamente con una cuenta externa.
3. Comprueba las facturas existentes
Abre Ingresos y revisa la lista. Una reserva completada puede haber generado ya una factura si la facturación automática está activada. Compruébalo antes de facturar dos veces el mismo cuidado.
Para otro trabajo, usa la acción de facturar de la ficha en Clientes. Revisa destinatario, moneda, descripción, cantidad y precio unitario antes de crearla. Selecciona la opción de pagada solo si ya has recibido el dinero. La confirmación indica si se ha enviado un correo. También puedes abrir la factura imprimible e imprimirla o guardarla como PDF desde el navegador.
4. Descarga la exportación adecuada
En Ingresos, Exportación contable permite elegir fechas de inicio y fin y pulsar Descargar CSV. El archivo lista facturas emitidas por fecha de emisión, con los datos fiscales guardados al emitirlas. Los límites de fecha usan UTC, lo que puede importar cerca de medianoche.
Es distinto del CSV de ingresos, centrado en reservas y movimientos de pago registrados. Elige el archivo según lo que necesite tu contable. Mantén las monedas separadas: la exportación contable no las convierte en un total único.
Si el intervalo es demasiado grande, elige periodos consecutivos más cortos. Se rechaza una exportación excesiva en lugar de devolver silenciosamente un archivo parcial. Conserva las fechas en el nombre y abre el archivo para comprobarlo antes de compartirlo.
5. Entrega también el contexto
Guarda las facturas, justificantes de pago y explicaciones de ajustes junto al archivo. Pregunta a tu contable cómo señalar excepciones e información que falte. Un campo fiscal recoge lo que mostraba la factura; no decide qué debes declarar.
El resultado útil son registros que puedes explicar: este cuidado se prestó, este importe se facturó y este pago se comprobó. La guía de pagos y facturas detalla los pasos del panel. Puedes repetir la rutina cada mes sin suscripción ni cupo de exportación de pago.