Une fin de mois bien organisée commence par trois questions distinctes : quelles prestations ont eu lieu, qu'avez-vous facturé et qu'a réellement payé le client ? Ces réponses peuvent se trouver dans des documents différents. Les confondre, c'est risquer d'oublier une facture impayée ou une visite annulée.
Les outils de facturation et les exports de The Pet Sitter sont gratuits. Ils organisent vos documents ; ils n'encaissent pas les paiements, ne consultent pas votre banque et ne déposent pas de déclaration fiscale.
1. Vérifiez les réservations
Passez en revue la période : prestations terminées, dates modifiées, demandes annulées. Clarifiez les arrangements incertains avec le client avant de vous appuyer sur les montants.
Gardez une explication des changements convenus dans la conversation ou vos propres dossiers. Ne créez pas une seconde réservation simplement pour ajuster un total. Une prestation organisée ailleurs peut faire l'objet d'une facture manuelle liée à une fiche client, sans inventer une réservation sur la plateforme.
2. Vérifiez les paiements avec vos justificatifs
Comparez les montants à vos relevés bancaires, aux opérations du prestataire de paiement ou à vos notes d'encaissement en espèces. Utilisez Marquer payée seulement après avoir confirmé la réception. Réservation acceptée, facture envoyée et facture réglée sont trois états différents.
Le statut dans The Pet Sitter reflète votre saisie, pas une vérification indépendante. Conservez aussi les remboursements, frais de prestataire et dépenses dans vos propres dossiers : aucun rapprochement automatique avec un compte externe n'est effectué.
3. Consultez les factures avant d'en créer
Ouvrez Revenus et consultez la liste des factures. Une réservation terminée peut déjà en avoir généré une lorsque la facturation automatique est activée. Vérifiez avant de facturer deux fois la même prestation.
Pour un autre travail, utilisez l'action de facturation de la fiche dans Clients. Vérifiez destinataire, devise, description, quantité et prix unitaire avant création. Cochez le règlement uniquement si l'argent est déjà reçu. La confirmation indique si un e-mail a été envoyé. Vous pouvez aussi ouvrir la facture imprimable puis utiliser l'impression ou l'enregistrement en PDF du navigateur.
4. Choisissez le bon export
Dans Revenus, Export comptable permet de choisir les dates de début et de fin puis Télécharger le CSV. Le fichier liste les factures émises selon leur date d'émission, avec les informations fiscales enregistrées à cet instant. Les limites de dates sont en UTC : attention aux factures proches de minuit.
Cet export diffère du CSV des revenus, consacré aux réservations et mouvements de paiement enregistrés. Choisissez le fichier qui répond à la demande de votre comptable. Conservez les devises séparées : l'export comptable ne les convertit pas en un total unique.
Si la plage est trop grande, choisissez des périodes consécutives plus courtes. L'export refuse une plage trop volumineuse plutôt que de livrer un fichier incomplet. Gardez les dates dans le nom du fichier et ouvrez-le pour le contrôler avant partage.
5. Transmettez aussi le contexte
Conservez avec l'export les factures, justificatifs de paiement et explications des ajustements. Demandez à votre comptable comment signaler les exceptions et les informations manquantes. Une colonne fiscale décrit ce qui figure sur la facture ; elle ne détermine pas ce que vous devez déclarer.
L'objectif est un ensemble compréhensible : cette prestation a eu lieu, ce montant a été facturé et ce paiement a été vérifié. Le guide des paiements et factures détaille les étapes. Vous pouvez reprendre cette routine chaque mois, sans abonnement ni quota payant d'exports comptables.