Un tableur reste pratique jusqu'au jour où le téléphone d'un client se trouve dans un onglet, les habitudes de son animal dans un autre et sa prochaine réservation dans un message. Regrouper les coordonnées est une première étape utile. Vous n'avez pas à changer toute votre organisation d'un coup.
Les outils de gestion des clients de The Pet Sitter sont gratuits. L'import crée des fiches privées pour votre activité. Il ne crée pas de comptes pour les clients, n'envoie pas d'invitations et ne reprend ni anciennes réservations ni avis.
Préparez un petit fichier propre
Gardez une copie du tableur d'origine. Créez une feuille distincte avec seulement les clients et les informations utiles à votre activité actuelle. Faites confirmer les coordonnées incertaines plutôt que de recopier une supposition.
Utilisez ces en-têtes sans les traduire : name, email, phone, suburb, pets, notes. Seul name est obligatoire. Dans pets, indiquez les noms des animaux et une courte description : ce résumé ne crée pas de profil d'animal géré par le propriétaire. Réservez notes aux informations utiles, sans mots de passe ni données sensibles superflues.
Exportez la feuille en CSV. Le fichier est limité à 1 Mo ; divisez un fichier plus volumineux en lots. Commencez par quelques lignes faciles à vérifier.
Importez, puis vérifiez
- Ouvrez Clients dans votre tableau de bord et choisissez l'import CSV.
- Téléversez le fichier
.csvou collez son contenu, avec la ligne d'en-têtes. - Lancez l'import et consultez les nombres de fiches importées et ignorées.
- Ouvrez quelques fiches pour vérifier noms, téléphones, résumés des animaux et adresses e-mail.
Les lignes sans nom sont ignorées. La détection des doublons utilise l'e-mail lorsqu'il est disponible, et le couple nom-téléphone lorsqu'une adresse manque ; elle ne rapproche pas automatiquement toutes les variantes orthographiques. Une adresse invalide peut être écartée alors que le reste de la fiche est importé. Réimporter ne met pas à jour les fiches existantes : modifiez-les directement lorsqu'une information change.
Invitez au bon moment
L'import n'envoie aucun e-mail. Pour relier le compte d'un client, vérifiez son adresse puis cliquez sur Inviter dans sa fiche. Il doit se connecter avec l'adresse invitée avant que la fiche soit reliée. Une invitation n'est pas une réservation, et son envoi ne prouve pas que le client a rejoint le service.
Une fois le compte relié, ouvrez les détails du client pour proposer des dates. Il doit encore confirmer la proposition. Vous pouvez aussi partager votre lien de réservation pour qu'il demande lui-même des dates. Ajoutez une prestation tarifée avant d'organiser une réservation.
Continuez à échanger par les canaux qui vous conviennent. L'import ne reprend pas les conversations WhatsApp, les e-mails ou les réservations d'une autre plateforme, et ne donne pas d'autorisation particulière de déplacer une relation régie par ses conditions.
Avancez client par client
Essayez avec votre prochain client avant de réorganiser toute l'activité. Gardez le fichier d'origine jusqu'à la vérification et utilisez Exporter en CSV depuis Clients pour conserver une copie de votre liste actuelle. Stockez les fichiers téléchargés dans un emplacement privé.
Poursuivez avec votre première semaine comme pet sitter. Pour facturer la prestation, consultez le guide des paiements et factures. Ni l'ajout d'un client ni l'émission d'une facture n'encaisse son paiement.